Tipps zum Erstellen barrierefreier Dokumente
Im Folgenden gehen wir auf wesentliche Aspekte für die erfolgreiche Erstellung barrierefreier Dokumente ein. Die Punkte sind nicht abschließend, decken aber bereits einen Großteil der Anforderungen ab.
- Softwareauswahl: Bereits die Wahl der Software zur Erstellung der Dokumente beeinflusst die Barrierefreiheit. Programme, die barrierefreie Funktionen unterstützen, erleichtern die Arbeit erheblich.
- Schriftgröße und Schriftart: Nach Möglichkeit sollte es sich um eine gut leserliche Schriftart handeln in ausreichender Größe. Die empfohlene Größe hängt vom Leseabstand ab. Auf leserlich.info sind zahlreiche Tipps dazu zu finden, inklusive einem Schriftgrößenrechner.
- Richtige Nutzung von Funktionen: Beim Erstellen sollte man auf die korrekte Verwendung von Formatvorlagen für Überschriften, Listen und Tabellen sowie auf Alternativtexte für Bilder achten. Abstände sollten nicht über Leerzeichen und Schriftgröße, sondern über die Absatzformatierung eingefügt werden.
- Formatvorlagen: Textverarbeitungsprogramme wie Microsoft Word oder Libre Office bieten Formatvorlagen an. Diese können helfen, die oben genannten Strukturen wie Überschriften und Listen oder Absatzformatierungen einheitlich anzuwenden.
- Lesereihenfolge: Damit ein Dokument von einem Screenreader korrekt vorgelesen werden kann, muss darauf geachtet werden, dass die richtige Lesereihenfolge eingehalten wird. Wenn beispielsweise mehrere Abbildungen vorhanden sind, sollte überprüft werden, in welcher Reihenfolge diese aufgerufen werden.
- Kontrastverhältnisse: Es gibt nach der EN 301 549 Vorgaben für Kontrastverhältnisse von Farben (zum Beispiel mindestens 4,5:1 bei normaler Schriftgröße).
- Verwendung von Farben: Farben sollten nicht als einziges Unterscheidungsmerkmal dienen. Wenn beispielsweise eine lesende Person eine Rot-Grün-Schwäche hat, kann sie eine Tabelle, die einen grünen Kreis für positive Ereignisse und einen roten Kreis für negative Ereignisse als alleiniges Unterscheidungsmerkmal nutzt, nicht lesen. Abhilfe schafft hier, dass man statt gleicher Kreisformen ein zweites Unterscheidungsmerkmal, zum Beispiel Kreise und Dreiecke, benutzt.
- Tabellen: Tabellen sollten nur für den Zweck der kompakten Darstellung von Daten und nicht als Layout-Tabelle genutzt werden. Jede Spalte braucht eine Überschrift. Das erleichtert einer Person, die einen Screenreader nutzt, die Orientierung. Ebenso sollten Tabellen nicht komplex sein, d.h. wenn möglich sollten keine Zellen zusammengefasst werden. Außerdem müssen Zwischenüberschriften innerhalb von Tabellen, die die Tabellenstruktur zerstören, vermieden werden.
- Formulare: Auch Formulare müssen barrierefrei erstellt werden. Wichtig ist, dass eine Person, die einen Screenreader einsetzt, weiß, was an jeder Stelle in den Eingabefeldern eingetragen werden muss. Wie das erreicht wird, hängt davon ab, wie das Formular erstellt wurde. MS Word bietet in seinen „Entwicklertools“ verschiedene Steuerelemente an, in denen Hilfetexte für Formularfelder untergebracht werden können. Es ist auch möglich, Formulare zweistufig zu erzeugen. Zunächst legt man im Textverarbeitungsprogramm die Struktur fest. Für Formulare erstellt man Platzhalter, die man später in Adobe Acrobat zu echten, d.h. mit Funktionen hinterlegten Formularfeldern erweitert (vgl. Anleitung der Uni Potsdam - Youtube-Video).
- Interne Prüfungen nutzen: Viele Programme bieten Werkzeuge zur Überprüfung der Barrierefreiheit an, die frühzeitig auf Probleme hinweisen.
- Metadaten pflegen: Dokument-Eigenschaften wie Titel, Autor und Sprache sollten korrekt ausgefüllt sein. Insbesondere für Screenreader-Nutzende sind diese Daten wichtig zum Verstehen und Einordnen des Dokuments.
- Format und Export: Beim Export in eine PDF-Datei muss darauf geachtet werden, dass die PDF-Datei „getaggt“ ist (d.h. mit sogenannten Tags versehen), also eine klare Struktur für Screenreader enthält. Tags sind essenziell, damit assistive Technologien wie Screenreader PDF-Inhalte zugänglich machen können. Sie ordnen Inhalten Bedeutungen zu und legen eine logische Lesereihenfolge fest.
Das Einhalten dieser Tipps erhöht nicht nur die Qualität der Barrierefreiheit. Auch insgesamt gewinnen die Dokumente dadurch deutlich an Struktur und auch das optische Erscheinungsbild wird verbessert. Werden diese Tipps befolgt, wird langfristig der Erstellprozess effizienter, da weniger „Formatierarbeit“ im Nachhinein anfällt.
Im Internet gibt es viele Anleitungen, um barrierefreie Dokumente zu erstellen. An dieser Stelle nennen wir stellvertretend das Portal IT-Barrierefreiheit des Bundes, das ausführliche Informationen zur Umsetzung der Barrierefreiheit mit MS Word enthält. Dort findet man etwa die Arbeitshilfen „Grundlagen barrierefreier Word-Dokumente“ und „Erstellung barrierefreier Dokumentvorlagen“, welche zeigen, wie die zuvor genannten Tipps im Detail umgesetzt werden können.