Exportieren als PDF
Das Erstellen einer PDF-Datei erfolgt in der Regel zweistufig. Zunächst werden die Dokumente mit einem dafür vorgesehenen Programm wie einer Textverarbeitung oder einem Layout-Programm erzeugt. Danach werden sie in das PDF-Format exportiert. Um eine PDF-Datei zu erstellen, gibt es unterschiedliche Möglichkeiten, doch nicht alle Wege erzeugen barrierefreie PDFs. Es ist daher wichtig, beim Export auf eine barrierefreie Ausgabe zu achten, damit die bereits vorhandenen Strukturelemente nicht verloren gehen.
Ein anerkannter Standard für barrierefreie PDFs ist der PDF/UA-Standard („PDF Universal Accessibility“). Die entsprechenden Anforderungen an PDF/UA sind in der DIN ISO 14289-1:2016-12 festgelegt. Wenn Ihr Dokument diesen Standard erfüllt, haben Sie bereits einen großen Schritt in Richtung barrierefreier Dokumente gemacht.
PDF Exportieren in MS Word (ohne Zusatzsoftware)
Microsoft Word (ohne weitere Plug-ins) ermöglicht kein vollständig barrierefreies Exportieren nach PDF/UA. Um dieses Format aus Word zu erzeugen, sind spezielle zusätzliche, kostenpflichtige Hilfsprogramme erforderlich.
Trotzdem liefert MS Word teilweise brauchbare Ergebnisse, mit der in der Regel Screenreader-Nutzende schon etwas anfangen können. Hat man kein Zusatzprogramm zur Hand, sollte man trotzdem auf maximale Barrierefreiheit achten.
Wir beschreiben im Folgenden den Prozess, wie man mit MS Word ein getaggtes PDF erzeugen kann, das zwar noch nicht perfekt barrierefrei ist, aber eine gute Grundlage bildet.
- Ausgangspunkt: Es liegt ein barrierefreies Word-Dokument vor. Bilder haben zum Beispiel Alternativtexte, die Word-eigene Überprüfung („Barrierefreiheit überprüfen“) zeigt keine Barrierefreiheitsfehler mehr an, Überschriften sind korrekt als solche formatiert, Metadaten (z.B. Dokumententitel) bereits eingetragen und die Kontrastverhältnisse stimmen.
- Exportieren Sie die Word-Datei als PDF. Nutzen Sie nicht die „Drucken“-Funktion. Denn je nachdem, welchen Druckertreiber Sie installiert haben, werden sonst entweder gar keine oder nur unzureichende Tags im Zieldokument erzeugt. Stattdessen gehen Sie über „Datei -> Speichern unter“ oder „Datei -> Exportieren“, um ein getaggtes PDF zu erzeugen. Wenn Sie „Speichern unter“ genutzt haben, wählen Sie als Dateityp „PDF (*.pdf)“ aus. Wenn Sie über den Menüpunkt „Exportieren“ gegangen sind, wählen Sie „PDF/XPS erstellen“. In beiden Fällen erhalten Sie danach ein Dialogfeld unterhalb des Dateinamens, in dem Sie weitere Einstellungen vornehmen können (vgl. Abbildung 1).
- In diesem Dialogfeld befindet sich ein Schalter mit der Bezeichnung „Optionen…“ (vgl. Abbildung 1). Wählen Sie diesen aus.
Abbildung 1: Screenshot Dialogfeld zum Exportieren in eine PDF in MS Word
- Es öffnet sich nun der „Optionen“-Dialog. Hier gibt es mehrere Checkboxen, die Sie überprüfen sollten. Unter dem Bereich „Nicht druckbare Informationen einschließen“ sollten die Häkchen „Dokumenteneigenschaften“ und „Dokumentenstrukturtags für Barrierefreiheit“ aktiviert sein (vgl. Abbildung 2). Damit erzeugen Sie die erforderlichen Tags für Screenreader. Die Checkbox „Text als Bitmap speichern, wenn Schriftarten nicht eingebettet werden können“ sollte hingegen deaktiviert werden, da Bitmap-Schriften nicht Screenreader-tauglich sind.
Abbildung 2: Einstellungen im „Optionen“-Dialog in MS Word
Für eine vollständige Barrierefreiheit ist Nacharbeit mit anderer, in der Regel kostenpflichtiger Software wie beispielsweise Adobe Acrobat Pro erforderlich.
PDF Exportieren aus LibreOffice
Für das kostenlose Open-Source-Werkzeug LibreOffice ist das Vorgehen noch einfacher. Im Gegensatz zu Word lässt sich hier schon allein mit den im Programm eingebauten Funktionen ein vollständig barrierefreies PDF nach PDF/UA Standard erzeugen. Ein Zusatzprogramm ist dann nicht mehr erforderlich. Wir skizzieren den Prozess im Folgenden:
- Ausgangspunkt: Es liegt ein barrierefreies LibreOffice-Dokument vor. Bilder haben zum Beispiel Alternativtexte (ALT-Texte), die LibreOffice eigene Überprüfung zur Barrierefreiheit zeigt keine Barrierefreiheitsfehler mehr an, Überschriften sind korrekt gesetzt, Metadaten bereits eingetragen und die Kontrastverhältnisse stimmen.
- Exportieren Sie die Datei als PDF. Nutzen Sie nicht die „Drucken“-Funktion (aus den zuvor bereits genannten Gründen). Auch das Icon „Direkt als PDF exportieren“ sollten Sie nicht nutzen, da Sie zunächst einstellen müssen, was beim Export beachtet werden soll. Stattdessen gehen Sie über „Datei -> Exportieren als -> Als PDF Exportieren“ und erhalten einen Dialog für weitere Einstellungen.
- Im neuen Dialogfenster mit den „PDF-Optionen“ setzen Sie unter dem Bereich „Allgemein“ das Häkchen „Universelle Barrierefreiheit (PDF/UA)“. Damit sagen Sie dem Programm, dass es in das PDF/UA-Format exportieren soll.
Abbildung 3: "PDF-Optionen" bei LibreOffice - Checkbox "Universelle Barrierefreiheit (PDF/UA)“
- Führen Sie den Schalter „Exportieren“ aus. Für den Fall, dass die automatische Überprüfung doch noch Fehler in der Barrierefreiheit findet (eigentlich sollten diese schon beseitigt sein), kommt eine Warnmeldung, dass Fehler in der Barrierefreiheit vorhanden sind und es wird zur Auswahl gestellt, fortzusetzen oder die Fehler zu untersuchen. Diese Fehler sollten Sie immer zuerst untersuchen und beheben.
