Bundesfachstelle Barrierefreiheit

Bereich Praxishilfen

Praktische Hilfe

Im Bereich Praxishilfen stellen wir Ihnen konkrete Tipps zur Umsetzung von Barrierefreiheit zur Verfügung.

Barrierefreie PDF

Für öffentliche Stellen gibt es rechtliche Vorgaben, PDF-Dateien und andere Dokumente barrierefrei zu gestalten.

Rechtliche Vorgaben für öffentliche Stellen des Bundes

Für öffentliche Stellen des Bundes stehen die Vorgaben im Behindertengleichstellungsgesetz und der BITV 2.0. Die BITV 2.0 verweist dabei auf die EN 301 549 in der Version V3.2.1 (2021-03). Die Anforderungen an sogenannte „Nicht-Web-Dokumente“ wie zum Beispiel PDF-Dateien finden sich in Abschnitt 10. Die EN 301 549 verweist wiederum auf die Web Content Accessibility Guidelines 2.1 (WCAG 2.1).

Standard PDF/UA als Ergänzung zur EN 301 549

Konkrete technische Hinweise zur Erstellung einer barrierefreien PDF lassen sich aus dem Standard PDF/UA ableiten (die Buchstaben UA stehen für „Universal Accessibility“). Die entsprechenden Anforderungen an PDF/UA sind in der DIN ISO 14289-1:2016-12 festgelegt.

Der Standard PDF/UA versucht, die allgemein formulierten Anforderungen der WCAG 2.1 auf PDF-Techniken zu übertragen und stellt dabei zumindest die technische Zugänglichkeit für assistive Technologien (zum Beispiel einem Screenreader) sicher.

Strukturierung von Texten

Der formale und logische Aufbau von Texten wird durch Strukturen bestimmt. Überschriften und Zwischenüberschriften beispielsweise unterteilen ein Dokument in verschiedene Sinnzusammenhänge. Damit solche Informationen auch von assistiven Technologien wie Screenreadern erkannt beziehungsweise verstanden werden, ist die optische Kennzeichnung des Textes jedoch nicht ausreichend (das heißt es ist zum Beispiel nicht ausreichend, eine Überschrift „fett“ zu formatieren). Screenreader benötigen eine Strukturierung von Texten durch die Verwendung der programmeigenen, dafür vorgesehenen Funktionen. Diese Funktionen sind Formatvorlagen, Absatzformate, Listenformate und ähnliches. Mit Formatvorlagen beispielsweise kann man Textelementen wie zum Beispiel Überschriften das entsprechende Format zuweisen.

Tags machen PDF barrierefrei

Um die Inhalte eines Dokuments zu strukturieren, werden PDF-Dokumente mit sogenannten „Tags“ versehen. Diese Tags sind eine wesentliche Voraussetzung, damit assistiven Technologien (wie zum Beispiel Screenreader) der Zugang zu den Inhalten der PDF möglich wird. Die Tags weisen den Inhalten bestimmte Bedeutungen zu. Darüber hinaus ermöglichen Tags auch die Festlegung einer logischen Abfolge innerhalb von Texten („Lesereihenfolge“).

Erste Schritte für eine barrierefreie PDF

In der Regel besteht der erste Schritt zur Erstellung einer barrierefreien PDF in der fachgerechten Strukturierung bzw. Formatierung des Quelldokuments (in Word etc.), denn diese wird – im Idealfall – bei der Umwandlung in eine PDF mit in die PDF-Datei übernommen. Dann müssen diese Strukturen nicht im Nachhinein neu erstellt werden (was in einer PDF-Datei sehr viel aufwändiger ist als in einer Word-Datei). 

Überprüfen der Barrierefreiheit

Der PDF Accessibility Checker (kurz: PAC) ist ein Tool, dass bei der Überprüfung von PDF-Dateien auf Barrierefreiheit unterstützt. Im August 2021 wurde der neue "PAC 2021" veröffentlicht. Das Programm ist der Nachfolger vom PAC 3. Neu ist: Die neue Version des PAC wird nicht wie bisher von der schweizerischen Stiftung „Zugang für alle“ herausgegeben, sondern von der PDF/UA Foundation.

Der PAC 2021 kann nicht nur die PDF/UA-Konformität von PDF-Dateien überprüfen, sondern auch die WCAG-Konformität. Nach Angaben der PDF/UA Foundation unterstützt der PAC 2021 das Prüfen gemäß Erfolgskriterien der WCAG 2.1 AA. Hierfür enthält der aktuelle PAC auch eine Farbkontrastprüfung.
Es ist jedoch zu berücksichtigen, dass das Programm nur die maschinell prüfbaren Punkte der Barrierefreiheit testen kann - daher ist eine zusätzliche Sichtprüfung mit einem Screenreader notwendig. Für einen ersten Eindruck hilfreich ist auch die Screenreader-Vorschau, die der PAC weiterhin enthält.
Der PDF Accessibility Checker ist kostenfrei nutzbar. Allerdings ist er nur mit Windows kompatibel.

Leitfäden und weiterführende Links

Die Website Accessible PDF vermittelt leicht verständlich die Grundlagen der Erstellung barrierefreier PDFs aus Word und InDesign sowie der Bearbeitung in Acrobat. Außerdem stellt sie Lösungswege für häufig auftretende Probleme und PAC-Fehlermeldungen vor. Sie behandelt auch aktuelle Versionen von Programmen (z.B. Word 365 oder 2019).

Die Technische Universität Dresden stellt auf ihrer Website aktuelle Anleitungen zur Erstellung barrierefreier Dokumente (aus bzw. in Office-Anwendungen) zur Verfügung.

Für die Nachbearbeitung von PDF-Dokumenten gibt es die englischsprachige Website Tagged PDF. Dort werden (fast) alle PAC-Fehler beschrieben und Lösungen zur Behebung vorgeschlagen.